MODULO
1 Lectura 4: el rol del agente de
reservas hotelero
Como
ya sabemos que desde el punto de vista del huésped, los resultados más
importantes del proceso de reservaciones es que el hotel tenga una habitación
lista y esperando, por otro lado, los gerentes y dueños tienen objetivos muy
distintos a los objetivos de los huéspedes, ya que a los gerentes y dueños les
gustaría que los procesos de reservas les generaran el más alto ingreso y
porcentaje de ocupación posible.
Tomando
en consideración lo antes mencionado vamos cual es rol que juega el agente de
reservas en este proceso.
Las
operaciones de hospitalidad deben tener un eficiente procedimiento de
reservaciones. Métodos que permitan al agente de reservas desarrollar su papel
de vendedor de manera que pueda identificar lo que el huésped requiere y que es
lo que la propiedad tiene para la venta en las fechas requeridas, registrar y
actuar en los detalles de la reserva, promover los servicios del hotel y
asegurar la ocupación.
Dentro
sus actividades regulares, los agentes de reservas deben estar preparados para
responder de una manera rápida, precisa y amablemente cualquier inquietud del
huésped en cuanto a la propiedad y atractivos del lugar. El tiempo invertido en
la búsqueda de tarifas y planes de paquetes, papeleos, archivos y otras tareas
cotidianas se reducen al mínimo en el momento de la transacción ya que el rol
del agente de reservas es ayudar al cliente en la toma de decisión para
hospedarse.
En el
proceso de reservaciones el agente de reservas compagina las solicitudes de
habitación con la disponibilidad de habitaciones y tarifas; el registro,
confirmación, y mantenimiento de reservas y la generación de los reportes
administrativos. Él genera la información de reservaciones la cual es
especialmente útil para las funciones de recepción.
Por ejemplo:
Con la
información generada durante los procesos de reservas, el personal de recepción
puede asignar un número de habitación a cada reserva generada, pueden iniciar o
abrir una cuenta para los huéspedes, cumplir con las peticiones especiales de
los huéspedes.
Aunque
la venta de habitaciones es un rol muy importante para el departamento de
reservas, la decisión de cual habitación debe ser vendida y a qué precio es
sumamente importante. Es por ello que
los agentes de reservas se familiarizan con la disponibilidad de habitaciones y
tarifas disponibles para las distintas temporadas.
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